La comunicación efectiva es una de las herramientas esenciales para las empresas, permite un mejor desempeño a los colaboradores, y esto conlleva a un cumplimiento de los objetivos trazados.
Cuando hay una comunicación efectiva en una empresa se impulsa la productividad, porque esto influye en la motivación de los empleados gracias a una relación positiva a nivel laboral en todos los niveles de la empresa y entre todos los departamentos.
Es por ello por lo que tu empresa necesita invertir en la formación de sus empleados, capacitándoles respecto a la comunicación efectiva, para incrementar la confianza y promover un mejor ambiente para la realización de las actividades laborales.
En el caso contrario, cuando tu empresa no le da importancia a una comunicación efectiva, se generan conflictos entre empleados, departamentos y muchas veces no se llega a conflictos pero sí a malentendidos que causan retraso en los procesos y pueden llevar a resultados deficientes.
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¿Por qué es tan importante la comunicación efectiva?
La comunicación es importante en cualquier escenario, en las relaciones interpersonales bajo todo tipo de contexto, y en el ámbito laboral y empresarial también lo es.
Aunque en los primeros párrafos hemos mencionado ciertos aspectos que se relacionan con los beneficios de la comunicación efectiva a nivel organizacional o empresarial, es importante puntualizarlos y destacarlos.
En este sentido, la comunicación efectiva genera buenos resultados en los procesos internos de la empresa, y esto repercute en la atención al cliente y en la prestación de servicios o ventas de productos.
Cuando hay una buena comunicación los responsables de presentar la empresa, sus servicios y productos, tienen mejor perspectivas y por tanto lo hacen de la forma más adecuada para el logro de los objetivos.
Lo anterior genera resultados en la presencia de la empresa en el mercado, y ayuda a generar a su vez más confianza, por lo que la empresa es aceptada por el público objetivo.
A nivel interno, una buena comunicación, o una comunicación efectiva, genera las condiciones ideales para que cada miembro de equipos pueda participar e incluso manifestar sus dudas, lo que proporciona oportunidades para mejorar todos los procesos.
Los equipos de trabajo crecen y evolucionan, haciendo que haya más armonía y se reduzcan los márgenes de errores y contratiempos en el cumplimiento de los objetivos, se puede tener equipos más productivos y proactivos.
Así que la comunicación efectiva genere relaciones laborales ideales, resultados positivos en el desempeño de los equipos, más confianza, respeto y efectividad.
Componentes de una comunicación efectiva a nivel empresarial
Ahora que conoces la importancia de la comunicación eficaz, veamos cuáles son sus componentes que son a su vez las habilidades que los colaboradores, líderes, empleados y todos los miembros de los diferentes equipos de la organización deben desarrollar:
Comunicación de metas y objetivos
A nivel empresarial u organizacional se requiere de una correcta comunicación de las metas y objetivos, y, en primer lugar, son los encargados de transmitir la información de la empresa a los colaboradores, quienes deben transmitir tales metas y objetivos con mucha claridad.
De esa forma, los equipos de trabajo, a nivel grupal, también deben ser capaces de describir los objetivos y las metas, así como deben ser tan capaces de describir a nivel individual.
En este sentido, generar mensajes claros es un componente vital para la comunicación efectiva en la empresa, porque esa claridad garantiza que lo que los líderes comunican sea replicado por los equipos de trabajo.
Se requiere entonces de una comunicación sin rodeos, directa y cortés, para que así la forma en la que se transmite el mensaje no sea un obstáculo despertando emociones que entorpezcan la comprensión del mensaje, y éste no sea confuso ni ofensivo.
Ser concretos
Ser conciso es vital para una buena comunicación organizacional, y se relaciona al componente anterior.
Cuando hay ambigüedad en el mensaje, en la comunicación, hay también posibilidades de interpretaciones tan variadas como equivocadas.
Si bien es importante que los equipos tengan la suficiente autonomía como para tomar decisiones en favor del cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa, de igual forma lo es que tales decisiones sean el resultado de una correcta interpretación de tales objetivos y metas.
Y no se trata de ser reiterativos, de repetir una y otra vez el mismo mensaje, sino de hacerlo de forma concreta una vez que se comunica. Transmitir las ideas de forma clara, incluso cuando sean compleja, es la base de una buena comunicación.
Herramientas y medios adecuados
Las herramientas y medios de comunicación son otros de los componentes fundamentales de una comunicación efectiva para las empresas.
Es necesario conocer cuáles son los canales más oportunos según el tipo de mensaje, su prioridad y los objetivos a lograr.
Lo primero es crear el mensaje de forma clara, basado siempre en las metas y objetivos que se han trazado y con los que los equipos están relacionados, luego elegir el canal para transmitir el mensaje.
Se puede decir que la comunicación cara a cara es la preferida, pero también es muy cierto que no siempre es la mejor opción. En ocasiones tendrás que elegir canales como email, y otros.
Asegúrate de que toda la organización se involucre en la comunicación
Dejar por fuera miembros de equipo puede causar rechazo y convertirse en un obstáculo, además en la consecución del mensaje transmitido.
Por eso debes garantizar que todas las líneas de comunicación estén abiertas en todo momento, para que así tengas la seguridad de que el mensaje alcanza a todos los colaboradores y a todos los entes que deben involucrarse.
Para que la organización se involucre por completo en los procesos de comunicación efectiva, hay que mantener la comunicación organizacional de forma bilateral y dinámica. Fomentar el diálogo, aceptar feedback, solicitar opiniones y hasta resolver oportunamente las dudas y confusiones.
Para involucrar a toda la organización en procesos de comunicación efectiva también es necesario generar empatía entre los miembros de los equipos, y esto se logra escuchando y demostrando respeto al comunicar los mensajes.